CONTABILIDAD DE COSTOS

1.1 CONCEPTO DE COSTOS
Todo negocio, consiste básicamente en satisfacer necesidades y deseos del cliente vendiéndole un producto o servicio por más dinero de lo que cuesta fabricarlo.
La ventaja que se obtiene con el precio, se utiliza para cubrir los costos y para obtener una utilidad.
La mayoría de los empresarios, principalmente de pequeñas empresas definen sus precios de venta a partir de los precios de sus competidores, sin saber si ellos alcanzan a cubrir los costos de sus empresas. La consecuencia inmediata derivada de ésta situación es que los negocios no prosperan. Conocer los costos de la empresa es un elemento clave de la correcta gestión empresarial, para que el esfuerzo y la energía que se invierte en la empresa den los frutos esperados.
Por otra parte, no existen decisiones empresariales que de alguna forma no influyan en los costos de una empresa. Es por eso imperativo que las decisiones a tomarse tengan la suficiente calidad, para garantizar el buen desenvolvimiento de las mismas.
Para evitar que la eficacia de estas decisiones no dependa únicamente de la buena suerte, sino más bien, sea el resultado de un análisis de las posibles consecuencias, cada decisión debe ser respaldada por tres importantes aspectos:
Conocer cuáles son las consecuencias técnicas de la decisión.
Evaluar las incidencias en los costos de la empresa.
Calcular el impacto en el mercado que atiende la empresa.
Como se ve, el cálculo de costo es uno de los instrumentos más importantes para la toma de decisiones y se puede decir que no basta con tener conocimientos técnicos adecuados, sino que es necesario considerar la incidencia de cualquier decisión en este sentido y las posibles o eventuales consecuencias que pueda generar.
El cálculo de costo, por ende, es importante en la planificación de productos y procesos de producción, la dirección y el control de la empresa y para la determinación de los precios.
1.2 IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE LOS COSTOS DE PRODUCCION
Toda empresa, cualquiera sea su naturaleza, persigue una serie de objetivos que orientan su actividad y ordenan el camino de sus acciones.
Estos objetivos son de diversa característica y marcan el perfil y la visión del negocio; como por ejemplo:
Obtener dinero
Desarrollarse
Mantenerse en el tiempo
Alcanzar nuevos mercados
Tener productos y servicios de buena calidad
Prestar servicio eficientes
Lograr la fidelidad de los clientes
Uno de los objetivos empresariales más importantes a lograr es la "rentabilidad", sin dejar de reconocer que existen otros tan relevantes como crecer, agregar valor a la empresa, etc. Pero sin rentabilidad no es posible la permanencia de la empresa en el mediano y largo plazo.
Cuando se analizan los Costos, ambos temas - costos y rentabilidad - tienen muchos puntos en común.
Rentabilidad es sinónimo de ganancia, utilidad, beneficio y lucro.
Para que exista rentabilidad "positiva", los ingresos tienen que ser mayores a los egresos. Lo que equivale a decir que los ingresos por ventas son superiores a los costos.
Sin rentabilidad es imposible pensar en inversiones, mejorar los ingresos del personal, obtener préstamos, crecer, retribuir a los dueños o accionistas, soportar situaciones coyunturales difíciles, etc.
1.3 ELEMENTOS DEL COSTO DE PRODUCCION
Fabricar es consumir o transformar insumos para la producción de bienes o servicios. La fabricación es un proceso de transformación que demanda un conjunto de bienes y prestaciones, denominados elementos, y son las partes con las que se elabora un producto o servicio:
· Materiales directos
· Mano de obra directa
· Gastos indirectos de fabricación.
1.4 CLASIFICACION DE LAS EMPRESAS
1.4.1 COMERCIALES
Las empresas comerciales son las que adquieren bienes o mercancías para su venta posterior. Las empresas comerciales se clasifican a su vez en mayoristas (adquieren bienes en grandes cantidades para distribuir, normalmente entre los minoristas) minoristas (venden a una escala mucho menor que los mayoristas, normalmente al consumidor final del producto), y las terceras son las comisionistas (se encargan de vender productos a cambio de una comisión).
1.4.2 INDUSTRIALES
Las empresas industriales se caracterizan porque, a través de la adquisición de unas materias primas y la transformación de las mismas, obtienen un producto final. Las empresas industriales pueden ser extractivas o manufactureras: las primeras se dedican a la explotación de los recursos naturales y las segundas transforman la materia prima en productos
1.5 ESTADO DEL COSTO DE PRODUCCION Y VENTA

1.5.1 CONCEPTO
El Estado de Resultados de una empresa manufacturera es igual al de una comercial. Sin embargo, en una empresa productora debe determinarse, con anterioridad al Estado de Resultados, el Estado de Costo de Producción en el cual se determina precisamente el costo de los productos cuya producción se terminó en el ejercicio. El Estado de Costo de Producción puede ser al mismo tiempo el Estado de Costo de Producción y Ventas en cuyo caso al Estado de Resultados iría directamente la cifra del costo de ventas.
Cuando el estado es solamente de costo de producción entonces el costo de ventas se calcula en el propio Estado de Resultados como se hace en el caso de una empresa comercial.
2 CONTROL Y ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVO CONTABLE DE LAS MATERIAS PRIMAS
2.1IIMPORTANCIA DEL CONTROL DE LOS MATERIALES
Importancia del control de la materia prima y materiales. Esta basada en la teoría de que todas las compras de materia prima y materiales equivalentes a dinero invertido y por lo tanto su guarda, custodia y contabilización, deberán realizarse con igual cuidado que el que se pone en el control de fondos de una empresa, evitando al máximo desperdicios innecesarios por un posible deterioro o bien el mal uso de los mismos. Un control y contabilización adecuados permitirá a la compañía estados financieros razonables, datos sobre los consumos utilizados en la producción y sobre todo permite una información completa respecto al costo de los productos manufacturados.
Principios que rigen la contabilización y control de la materia prima y materiales.
1.- todas las transacciones que impliquen compra, recepción y almacenaje y consumo de materias primas, deberán ser autorizados por funcionarios o ejecutivos responsables basados en pedidos expresos.
2.- todos los movimientos de entradas y salida de materiales y entregas a producción deberán intervenir por lo menos dos personas a fin de evitar robos, fraudes o malversaciones.
3.- todas las materias primas o materiales cuyo empleo no sea d manera inmediata en la producción, deberán estar almacenadas en lugar seguro y bajo una adecuada vigilancia.
4.- tanto la clase como la cantidad de materia prima empleada en los departamentos productivos o en la producción de una orden determinada, deberán ser fácilmente conseguidas.
5.- en cualquier momento, deberán poderse averiguar, contar y verificar las cantidades y valores en toda materia prima y materiales que haya en existencia.
6.- todas las cuentas de costos y de inventarios que se relacionen con las materias primas y materiales deberán ser susceptibles de comprobación en cuanto a la exactitud de sus totales por medio de cuentas principales en el mayor general.
Estos principios trata de impedir el derroche y perdida en el consumo de materias y materiales, evitar robos, establecer responsabilidades, promueve la realización de compras adecuadas, establecen normas de consumo, permite la toma de inventarios y mantener un registro correcto del costo de la materia prima empleada en el proceso productivo, facilitando las labores de auditoria.
2.2 Tipos de inventarios
Inventarios de Materias Primas
En toda actividad industrial concurren una variedad de artículos (Materias Primas) y materiales, los que serán sometidos a un proceso para obtener al final un artículo terminado o acabado. A los materiales que intervienen en mayor grado en la producción se les considera “Materia Prima”, ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del producto acabado. La Materia prima, es aquel o aquellos artículos sometidos a un proceso de fabricación que al final se convertirá en un producto terminado.
Inventarios de Productos en Proceso:
El inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o elementos que se utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de producción en un momento determinado.
Una de las características del Inventario de producción en proceso es que va aumentando el valor a medida que es transformado de materia prima en el producto terminado como consecuencia del proceso de producción. Inventario de Productos Terminados:
Comprenden estos, los artículos transferidos por el departamento de producción al almacén de productos terminados por haber estos alcanzado su grado de terminación total y que a la hora de la toma física de inventario se encuentren aun en los almacenes, es decir, los que todavía no han sido vendidos. El nivel de inventario de productos terminados va a depender directamente de las ventas, es decir, su nivel esta dado por la demanda. Inventario de Materiales y Suministros:
En el inventario de materiales y suministros se incluye:
• Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo de industria, un ejemplo para la industria cervecera es, sales para tratamiento de agua.
• Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la industria, dentro de estos artículos de consumo los mas importantes son los destinados a las operaciones, y están formados por los combustibles y lubricantes, estos en la industria tienen gran significación.
• Los Artículos y materiales de reparación y mantenimiento de las maquinarias y aparatos operativos, los artículos de reparación por su gran volumen necesitan ser controlados adecuadamente, la existencia de estos varían en relación a sus necesidades.

2.3 Métodos de evaluación (UEPS, PEPS y costos promedio) UEPS- son las ultimas mercancías compradas (entradas) son las primeras q se venden (salidas). por lo tanto las mercancías en existencia al final del periodo serán las de mas vieja adquisición, valoradas según los precios iníciales de compra. PEPS- primeras entradas-primeras salidas, nombre con el que se designa el método de valuación de inventarios que consiste en suponer que los primeros artículos que entran al almacén o a la producción son los primeros en salir. Por lo tanto al finalizar el ejercicio, las existencias quedan prácticamente registradas a los últimos precios de adquisición. Costo Promedio- El costo unitario promedio ponderado, se calcula dividiendo el costo total de las mercancías disponibles para la venta entre el número de unidades disponibles para la venta.
2.4 Sistemas de registro son valiosos en una correcta gestión empresarial, en la mayoría de los casos se observa que productores y técnicos no hacen uso de estos. Nuestras investigaciones acerca de esta problemática nos permiten concluir sobre la existencia de dos situaciones: aquellas que desconocen el sistema de registros y otros que habiéndolo conocido no lo usan por que no le has dado respuesta a sus necesidades evaluando que los costos generalmente medidos en tiempo son superiores a los beneficios otorgados por estos. En la segunda situación se esgrime entre los principales argumentos el de ser demasiado complejos, incompletos, excesivos, repetitivos en información o mal diseñados.
3 Control y registro de la mano de obra
3.1 Cuentas relativas al control y registro de mano de obra
Dada la importancia que tiene la mano de obra como elemento esencial de la producción, así como también por ser el elemento más complejo para su adecuada administración la cual está a cargo principalmente del departamento de Personal y de Contabilidad; lleva un control por medio de formas estadísticas, reportes, etc.
Los aspectos más relevantes en el Control de la mano de obra son:
· Contratación
· Registro
· Identificación
· Control de tiempo y de labor
· Análisis
· Valuación
· Pago
· Contabilización
· Medición de eficiencia

3.2 Nomina
Es un documento de contabilidad manual que consiste en una relación nominal de cada una de las personas o trabajadores que presten servicios en las empresas ya sean devengados o descuentos en una relación laboral deben percibir haberes.
En la nómina va escrita la lista de personas que trabajan en una oficina, el sueldo de cada persona, las prestaciones que la empresa hace a estos.
3.3 Integración de los elementos de una nomina
DATOS DE LA EMPRESA Nombre y RFC de la empresa Registro del IMSS DATOS DEL EMPLEADO Nombre y RFC Núm. de afiliación al IMSS Departamento- Núm. de días que se le pagan Periodo (Núm. de semana o quincena y de que a que fecha) Fecha de ultimo ingreso Horas trabajadas x día Tipo de salario: (fijo, variable, etc) Sueldo base de cotización CURP del empleado- DESGLOCE DE PERCEPCIONES Y DEDUCCIONES Percepciones: (Sueldo, séptimo día, bonos extras, etc) Deducciones: (ISPT, IMSS, etc) Suma de percepciones y suma de deducciones (sacando la- diferencia Neto a pagar OTROS Firma del empleado

4 Control y registro de cargos indirectos de producción
4.1 Importancia de los gastos de fabricación
Se llaman Gastos Fijos, a aquéllos que son recurrentes en cuanto a su valor y tiempo; es decir, que periódicamente, de manera consuetudinaria, constante, continua, normal, se están realizando sea cual fuere el volumen de producción; como tales pueden considerar: los sueldos del superintendente y jefes de los departamentos de fabricación, la renta, la depreciación en línea recta de la maquinaria, ciertas cuotas, etc.
Son Gastos Variables, aquellos que se originan y cambien en función del volumen de fabricación, aumentando o disminuyendo, según se acrecenté o baje la producción, ejemplo: luz y fuerza, combustibles y lubricantes, reparaciones, gastos de mantenimiento, materiales indirectos, etc.
Son Gastos Indirectos Reales o Históricos, aquellos que efectivamente se erogan; pueden ser cualquiera de los vistos; podrían decirse que se identifican con lo histórico, ya que se contabiliza después de haber ocurrido el gasto.
4.2 Presupuesto de cargos indirectos
Los sistemas de costos históricos o absorbentes en que los cargos indirectos variables se aplican por medio de las tasas predeterminadas, aparecerían costos indirectos aplicados en exceso o en defecto; a menos que tanto los cargos indirectos reales como la producción real sean iguales alas estimaciones originales serán exactos. Únicamente en los sistemas de determinación directa de costos, en que los costos indirectos reales se aplican al trabajo en procesos, se evitan los cargos indirectos reales.
4.3 Integración de los elementos en la elaboración de presupuestos de cargas indirectos
Materia Prima: a los materiales extraídos de la naturaleza que nos sirven para transformar la misma y construir bienes de consumo. Se clasifican, según su origen: vegetal, animal, y mineral
Mano de Obra: Cuando hablamos de los costos de la mano de obra nos referimos a todos los pagos en que incurre la empresa por la totalidad de sus empleados. Además no solo nos referimos a los pagos mensuales netos al trabajador sino a aquellos que conforman la carga prestacional que ordena la ley.
Cargos Indirectos: son aquellos que no se pueden localizar en forma precisa en una unidad producida, absorbiéndose en la producción a base de prorrateo.
Los cargos indirectos se dividen en tres clases:a) Materiales indirectosb) Mano de obra indirectac) Gastos de fabricación indirectos

Procedimiento de control de producción por órdenes de trabajo y procesos
5.1 Ordenes de trabajo
Es la posibilidad de poder segregar o identificar cuantitativamente el producto en elaboración en la fábrica o taller, en un momento dado cualquiera.
5.1.1 Costeo por órdenes de trabajo
El sistema de costeo por órdenes de trabajo es el más apropiado cuando los productos manufacturados difieren en cuanto a requerimiento o especificaciones del cliente, y el precio cotizado se asocia estrechamente al costo estimado. El costo incurrido en la elaboración de una orden de trabajo específica debe asignarse a los artículos producidos.En un sistema de costeo por órdenes de trabajo los tres elementos básicos del costo (MD, MOD, CIF) se acumulan de acuerdo con los números asignados a las órdenes de trabajo.
5.2 Ordenes de Producción
Es organizar con una determinada sistemática los procesos de fabricación tendentes a obtener productos, bien para cumplimentar los pedidos de los clientes directamente o para abastecer almacenes para su posterior venta o distribución comercial.
5.2.1 Costeo por órdenes de Procesos
En el sistema de costeo por procesos, dos métodos dan cuenta de los costos del inventario inicial.
Costeo por Costo Promedio Ponderado: Promediamos los costos del periodo anterior necesarios para llevar el inventario inicial a un estado semiterminado con los costos del periodo en curso para llegar a un costo unitario. Las unidades que se encuentran en el inventario inicial reciben el mismo costo unitario que las unidades empezadas y terminadas durante el periodo; de tal modo, todas la unidades transferidas tienen un costo unitario idéntico.
Costeo de primeras entradas, primeras salidas (PEPS). El método PEPS separa el costo de las unidades terminadas del inventario inicial del costo de las unidades empezadas y terminadas durante el periodo. Suponemos que primeramente el costo del inventario inicial fluye hacia fuera de la producción en proceso. El costo de los productos transferidos contiene el costo de los productos terminados que estaban en el inventario inicial y el costo de los productos que se empezaron y que se terminaron durante el periodo actual. Valuamos el inventario final de producción en proceso al costo unitario de la producción actual para el periodo. Dividir los costos de producción ocurridos durante el periodo actual entre las unidades equivalentes solo determina el costo unitario de la producción actual.
Costos estimados y estándar
6.1 Definición
Costos estimados: son una técnica que se basa en la experiencia habida, el costo estimado indica lo que puede costar algo, motivo por el cual al final del periodo se ajusta a los costos reales.
Costos estándar: representan el costo planeado de un producto y por lo general se establecen mucho antes de que se inicie la producción, proporcionando así una meta que debe alcanzarse. Ahora analizaremos más a fondo este tipo de costos.
6.2 manejo de Costos estimados y estándar
Los costos estimados fueron el primer paso para la determinación del costo de producción y tuvieron por finalidad pronosticar el costo del material, de la mano de obra y de los gastos indirectos de fabricación a invertir en un producto determinado.
El objetivo que se persiguió inicialmente en la estimación del costo fue el de tener una base para determinar precios de venta. Los costos estimados representan un método práctico adaptado a condiciones peculiares de los negocios como por ejemplo, la venta anticipada de productos no fabricados todavía.
Objetivos de los costos estimados.
o Determinación del costo unitario.
a. Valuación de la producción terminada y en proceso.
b. Determinación del costo de producción de lo vendido.
o Fijación de los precios de venta.
a. Considerar los precios actuales del mercado, y compararlo con las estimaciones calculadas.
b. Atender a la oferta y demanda del mercado, así como su competencia respectiva.
c. Conocimiento de los artículos que pueden venderse a diferentes precios.
d. Establecer máximos y mínimos en precios de venta si lo permite la oferta y la demanda
§ Decisión sobre producir o comprar el artículo que se está elaborando un aspecto intermedio, entre la producción y la compra.
Ventajas que se obtienen con los costos estimados.
2. Auxilio enorme al control interno.
3. Es una medida de comparación, donde las variaciones son unas verdaderas llamadas de atención.
4. Sirve como un escalón para el establecimiento de la técnica de valuación estándar.
5. Es relativamente barata su implantación, en relación con el costo estándar, pero más caro administrativamente.
6. Adopción de normas correctas de ventas para poder competir adecuadamente en el mercado.
7. Determinar anticipadamente las posibles utilidades a lograr, en relación a un volumen de operaciones en un periodo.
8. En general es muy útil para la administración respecto a información, toma decisiones, fijaciones de precios de venta etc.
Casos de lo que es aconsejable la utilización de la técnica de valuación estimada.
§ Cuando las operaciones de fabricación no son complejas.
§ Cuando los artículos a fabricar son poco numerosos, de estilos, formas similares y respectivos.
§ Cuando la experiencia indican pocas variaciones de un periodo a otro
§ Generalmente, después de tener la experiencia del costo estimado.
Causas de los Errores en la Estimación de los Costos.
El elemento humano que interviene en casi toda las causas, dado a que su ejecución implica siempre una gran dosis de interpretación, de intuición y de criterio personal.
§ Errores controlables, se deben a:
§ Análisis insuficiente e inadecuado.
§ Mal o equivocada obtención y uso de datos.
§ Omisión y duplicación.
§ Errores no controlables, se deben a :
§ Factores que no es posible predecir, fortuitos.
§ Cambio en la eficiencia de los trabajadores.
§ Cambio de la capacidad productiva de la maquinaria y/o equipo.
6.3 Aplicación del coeficiente rectificador
Este tratamiento se utiliza cuando las variaciones son de importancia, lo que hace necesario efectuar las correcciones correspondientes, según se explica en el procedimiento "c" el coeficiente rectificador se obtiene dividiendo la variación habida entre la producción terminada más a la producción en proceso calculadas a costos en proceso.
6.4 Análisis de las variaciones
Para el caso de sistema por procesos continuos, es necesario convertir los artículos inconclusos a unidades equivalentes terminadas y aplicar el costo estimado correspondiente.
La variaciones se determinan abriendo una cuenta de producción en proceso para cada elemento del costo:
Producción en proceso: materiales.
Producción en proceso: mano de obra.
producción en proceso: gastos de fabricación.
Estas cuentas son cargadas a costos reales y acreditadas a costos estimados, por lo tanto el saldo representará la variación entre lo real y lo estimado.
Cuando en estas cuentas el saldo es de naturaleza deudora indicara que los costos estimados fueron insuficientes, por el contrario, si el saldo es acreedor, indicara que los costos estimados fueron superiores a los reales.